Als Event Registratie Specialist bij Invitado ben je strikt genomen geen specialist, maar een über-enthousiaste allrounder. Zowel op kantoor achter je computer, als bij de entree van de meest uiteenlopende evenementen in binnen- en buitenland zorg jij voor de perfecte eerste indruk. Want dat is jouw specialisme: indruk maken met waar jij heel goed in bent, en bij ons steeds beter in wordt. Eigenlijk ben je accountmanager, projectmanager en front-ender in één en steek je ook nog eens zelf de handen uit de mouwen.
Je zit veel achter de pc. Je houdt je voor onze klanten bezig met het opmaken en versturen van de digitale uitnodigingen en het opbouwen van registratieformulieren en event websites. Maar je mag ook regelmatig buiten spelen. Op locatie regel je alles rond de toegangscontrole tot in de puntjes: je neemt onze laptops, printers en scanners mee naar de eventlocatie, sluit alles aan, zorgt ervoor dat de registratiebalies er pico bello uitzien, instrueert de hostesses die de apparatuur moeten bedienen en bent als de bezoekers arriveren aanwezig voor technische ondersteuning.
Proactief meedenken zit je in je bloed, en dat komt goed uit, want onze klanten rekenen op je. Je kunt uit de voeten met HTML en CSS, maar hoeft geen whizzkid te zijn - wel kun én wil je van de whizzkids bij ons op kantoor heel veel leren. Ken je de beginselen van PHP al? Hartstikke mooi! Zo niet, dan brengen we je die binnen de kortste keren bij.
Een dag uit het leven van...
Je begint je dag met het controleren van de nieuwe aanmeldingen. Jouw klanten zitten niet stil, er staan volgende maand verschillende evenementen op de agenda. Voor je daar een strakke planning voor maakt, moet eerst de uitnodiging voor een congres de deur uit. Je schakelt nog even snel met de opdrachtgever voor de laatste details en checkt voor je op verzenden klikt de layout op je telefoon.
Met een programmeur bespreek je een door jou opgestelde briefing. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor de bouw van de registratie applicatie voor een grote beurs. Ondertussen word je 100 keer gebeld door 2 gestresste opdrachtgevers.
Deze week zijn er namelijk ook evenementen waarvan jij de bezoekersregistratie van a tot z regelt. Aan het eind van de middag zet je nog even de apparatuur klaar voor de on-site registratie in de Westergasfabriek morgenochtend. Je pakt de spullen, checkt of je alles hebt, rijdt voor de file uit naar de hoofdstad en bouwt de registratiebalie op.
Tijdens het event ben je samen met de hostessen en de opdrachtgever hét eerste aanspreekpunt voor de gasten... hè hè, vandaag eens een dag niet op kantoor, maar tussen de bedrijven door check je wel regelmatig je mail.
Bij Invitado begeleidt je events van allerlei bedrijven, van multinationals tot grote regionale spelers. En ja, daar mag je best eens over opscheppen op een verjaardag. Maar voor je dat doet, moet je wel eerst aangenomen worden... Dus wacht niet langer en solliciteer nu op de meest gevarieerde baan van Rotterdam. Wij zijn benieuwd hoe jij bij ons een perfecte eerste indruk maakt!
Midden in het centrum van Rotterdam
Prima bereikbaar met openbaar vervoer
Goede koffie, nog beter bier
Jij kunt op jouw vakgebied nog zo goed zijn in wat je doet, maar bij Invitado werk je samen. Met je collega's én met onze klanten. Samenwerken doen we aan de hand van cinco kernwaarden, die in één keer duidelijk maken wie wij zijn en wat we dus ook van jou verwachten:
1. De klant is koning als wij koningin mogen zijn
2. We zijn betrokken, behulpzaam en enthousiast
3. We zoeken altijd naar een oplossing, ook als we die niet zélf kunnen bieden
4. We ontzorgen onze klanten
5. Elke dag zorgen we voor enthousiasme: bij onze klanten én bij elkaar
Tijdens een kennismakingsgesprek staan behalve jouw skills ook deze kernwaarden centraal.
Solliciteer op deze functie
Bij dit project had de Event Registratie Specialist de volgende taken:
Bij de tiende editie van dit internationale auto-event aan de Belgische kust waren wij voor de derde keer verantwoordelijk voor de online en on-site registratie. Klinkt misschien simpel, maar het is een stevig project waarvoor we het gas stevig intrappen.
Ga maar na: De Zoute GP duurt 4 dagen, bestaat uit tientallen onderdelen, trekt meer dan 250.000 bezoekers en heeft zo'n 50 sponsors. Die sponsors kunnen gasten uitnodigen (in drie talen), met alle mailverkeer die daarbij hoort (ook weer in drie talen). Tickets, parkeerkaarten, tafelschikking, online betalingen… En dat alles leiden wij in goede banen, zowel online als op locatie.
Bekijk project
Bij dit project had de Event Registratie Specialist de volgende taken:
Om de bezoekersregistratie dit jaar nóg sneller te laten verlopen hebben we samen met de opdrachtgever de briefing opgesteld zodat de programmeurs de geoptimaliseerde registratie applicatie konden bouwen voor dit evenement. Zij hebben de maatwerk scanoplossingen voor de uitgifte van parkeertickets, netwerkkaarten, passe partouts, en handscanners gemaakt. Wij hebben deze formulieren opgemaakt naar de huisstijl van Offshore Energy. Daarnaast was het onze taak dat deze formulieren, samen met de e-tickets, bij de juiste bezoekers terecht kwamen: door middel van mailings, aanmeldpagina’s en speciale inlogcodes.
Bij dit project had de Event Registratie Specialist de volgende taken:
Vive la France, Vive Air France KLM! Oui, Oui, le markt van Invitado breidt zich uit en we opereren steeds vaker internationaal. Ditmaal gingen we voor een event naar Parijs. Speciaal voor de registratie van alle Sales medewerkers die ook naar Frankrijk waren afgereisd. Na het scannen kregen de bezoekers een pvc badgecard, die door onze speciale printers, dubbelzijdig en full-colour werd gemaakt. Daarmee voelden de bezoekers zich extra welkom. Van te voren hebben wij deze natuurlijk ontworpen, evenals het registratieformulier, de event website, en de bijbehorende mailings. Allemaal in de stijl van Air France KLM. O ja, een koppeling tussen de registratie en de native app van Air France KLM hebben we ook nog aan elkaar gesleuteld.
